Какие изменения в отчетности произошли в последнее время?
Система представления отчетности в ПФР сейчас уже достаточно стабильна и значительным изменениям формы и сроки представления отчетности не подвергаются. Однако с 1 июля этого года появилось одно из нововведений — дополнение формы сведений о трудовой деятельности работников кодом выполняемой функции, а также сведениями о работе в районах Крайнего Севера, либо приравненных к ним местностях.
У каждой профессии свой код теперь?
Код позволяет отражать основной и дополнительный вид деятельности работника. Информация необходима для ведения электронной трудовой книжки – а она, как мы знаем, ведется также и у тех, кто выбрал бумажный вариант документа.
Какие виды отчетности сейчас представляют работодатели в Пенсионный фонд?
На сегодняшний день работодатели представляют в ПФР три основных вида отчетности: сведения о застрахованных лицах — т.е. работниках — по форме СЗВ-М, сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД и сведения о страховом стаже по форме СЗВ-СТАЖ. Кроме того, работодатели ежеквартально представляют в налоговые органы расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Сведения о выплатах и страховых взносах затем передаются налоговыми органами в Пенсионный фонд и отражаются на индивидуальных лицевых счетах.
Все это работодатели представляют в один и тот же срок? Рассматривает ли Пенсионный фонд возможность объединения сведений в один отчет, что было бы удобнее для работодателей?
Сроки представления отчетности, как и ее содержание, различны. Поэтому вопрос об упразднении ряда отчетов за счет расширения состава других форм отчетности не рассматривается. Так, форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. В нем содержатся сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые либо гражданско-правовые договоры. Если проще – информация о всех сотрудниках предприятия.
Что содержит форма СЗВ-ТД?
Эта форма — аналог бумажной трудовой книжки и включает информацию о кадровых мероприятиях. Это прием, перевод, увольнение работника. Причем, сведения о приеме и увольнении должны быть переданы в ПФР не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Например, во вторник уволили, не позднее среды должны об этом сообщить. При наличии иных кадровых мероприятий форма СЗВ-ТД направляется в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором было кадровое мероприятие.
При приеме и увольнении форма СЗВ-ТД должна быть представлена не позднее дня, следующего за днем издания приказа. Но иногда возникают случаи, когда в приказе указана более поздняя дата приема или увольнения. Как быть с отчетностью в такой ситуации?
Независимо от даты фактического приема/увольнения работника срок представления отчетности отсчитывается именно со дня издания приказа. Например, сегодня издан приказ о приеме на работу с 15 ноября. Отчет должен быть представлен не позднее 16-го числа. В случае же, если сотрудник по каким-либо причинам фактически не приступил к работе в установленный приказом срок и приказ о приеме аннулируется, работодатель направляет в ПФР новую форму СЗВ-ТД, в которой отменяет ранее представленную запись о приеме на работу.
Форма СЗВ-СТАЖ
Эту форму представляют не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В ней содержатся сведения о периодах стажа каждого работающего у страхователя лица, включая лиц, с которым заключены гражданско-правовые договоры.
Каждый работодатель обязан представлять все перечисленные виды отчетности. Или есть исключения, особенности?
Отдельные особенности, конечно, есть. Форма СЗВ-ТД представляется только в отношении сотрудников, работающих по трудовым договорам. Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представляются и на работников, привлеченных к труду по договорам гражданско-правового характера.
При этом в отношении руководителей и членов некоммерческих организаций, безвозмездно выполняющих трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представлять не надо.
Какую ответственность несут работодатели за несвоевременно или недостоверно сданную отчетность?
К таким страхователям применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, т.е. работника.
Кроме того, должностные лица подлежат привлечению к административной ответственности. Размер административного штрафа определяется судом в диапазоне от трехсот до пятисот рублей. За нарушения в части представления СЗВ-ТД также предусмотрены административные штрафы. Поскольку СЗВ-ТД являются сведениями о трудовой деятельности, а вопросы, связанные с трудом, регулируются Трудовым Кодексом РФ, контроль за соблюдением работодателями сроков представления СЗВ-ТД осуществляет Государственная инспекция труда.
Чем обусловлены такие, достаточно серьезные, размеры санкций? Пенсионный фонд как-то использует информацию из отчетности работодателей?
Конечно. В целом, отчетность страхователей является источником для пополнения индивидуальных лицевых счетов граждан, а на основании сведений из лицевых счетов определяются право и размер будущей пенсии.
По сведениям из формы СЗВ-М формируется реестр работающих граждан. Он учитывается Пенсионным фондом при осуществлении ежемесячной индексации пенсии неработающим пенсионерам. Следовательно, если страхователь не представил форму СЗВ-М в отношении пенсионера, пенсия будет неправомерно проиндексирована. Это приводит к переплатам пенсии, возмещение которых будет впоследствии возложено на работодателя.
А сведения СЗВ-СТАЖ?
Сведения из формы СЗВ-СТАЖ используются для определения права на назначение страховой пенсии по старости. Непредставление страхователем сведений о стаже может лишить работника права на назначение пенсии.
Сведения о трудовой деятельности используются, в частности, центрами занятости населения при определении права гражданина, потерявшего работу, на получение пособия по безработице. Таким образом, предоставление работодателями недостоверных сведений может повлечь нарушение прав гражданина на социальное обеспечение.
С учетом значимости для граждан сведений, представляемых работодателями, размер санкций вполне обоснован. Но как работодателям не запутаться в таком многообразии отчетности?
Основное пожелание — при подготовке отчетности организовать тесное взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы. Как показывает практика сверки Пенсионным фондом представляемых работодателями форм отчетности, основные ошибки возникают как раз из-за несогласованности действий названных служб.
Важно помнить, что со дня приема сотрудника на работу возникает необходимость представить форму СЗВ-ТД. Начиная с месяца, в котором сотрудник принят на работу и заканчивая месяцем, в котором сотрудник уволен, необходимо сдавать форму СЗВ-М. По итогам года весь период работы должен быть включен в форму СЗВ-СТАЖ. При этом, дата начала периода должна соответствовать дате приема (если сотрудник принят на работу в отчетном году), а окончание периода — дате увольнения (если сотрудник уволен в отчетном году).
Часто возникают ситуации, когда работодатели забывают представлять форму СЗВ-М в отношении сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Еще раз хочу обратить внимание слушателей, что сведения о работающих по форме СЗВ-М представляются в течение всего периода с момента приема и до момента увольнения.
Обеспечить достоверность представляемой отчетности можно при условии сверки данных бухгалтерского и кадрового учета.
